Админ рабочей группы — роль и периодичность

01 — Роль кто такой админ РГ и за что отвечает

Админ ведёт клиентский проект во всех фазах — от инициирования до завершения. Особенно интенсивно работает в фазе INIT. Задача — следить, чтобы команда не упиралась в избежимые препятствия. Это управленческая роль.

МЕСТО В СТРУКТУРЕ

Две рабочие группы

РГ1 — отдельная специализация, свой чат, свой набор проектов
РГ2 — отдельная специализация, свой чат, свой набор проектов
У каждой РГ — свой админ (или несколько)
Над админами — партнёр / managing partner

КАНАЛЫ ОБЩЕНИЯ

Где живёт работа

АДМИНЫ КОНТРОЛЬ — общий пульт админов
РГ-чат — план/факт недели, оперативка
Личный с партнёром — личные отчёты, эскалация
Канал MEMORIES — архив, только meetings_final

Что админ делает

Контролирует прохождение проекта по 6 фазам: Инициирование, Майнинг, Нью-Деливери, Сборка, Внедрение, Завершение
Держит 4 области: целостность / уровни / темп / организация (см. вкладку 02)
Делает 5 типов движений с задачами и людьми каждый день (см. вкладку 03)
Шлёт отчёты по расписанию: утро, вечер, спринт, инициирование (см. вкладку 04)
Ведёт ритуалы: открывашка, закрывашка, триаж, сбор факта (см. вкладку 05)
Закрывает INIT-fullkit для каждого нового проекта (см. вкладку 06)

Что админ НЕ делает

Не пишет контент за консультантов
Не подменяет проектного менеджера при эскалации
Не принимает стратегические решения за партнёра
Не работает с задачами, которые должны идти консультантским треком (BPM/BPA/BPI/BPO — отдельные базы)
Не забирает операционку на себя «потому что быстрее»

Сильный админ держит проект так, что нет невидимых задач. Каждое движение оформлено задачей с владельцем, сроком и ожидаемым результатом.

02 — Четыре области контроля что админ держит в голове постоянно

Корневая модель работы админа. Каждое действие попадает в одну из четырёх областей. Если в проекте начинают сбоить процессы принятия решений, проще всего диагностировать причину через эту рамку.

Целостность

Пять артефактов не противоречат друг другу

Документации
Административной шкалы
ЭП (экшн-план / дорожная карта)
Задач команды
Договорённостей с клиентом

Уровни

Глубина проработки проекта

Темпы по задачам
БПМ / БПИ / БПВ — выбранные методы
Проектная документация
Буферы по срокам

Темп

Скорость и ритм

L.T. задач (lead time)
Целевая загрузка людей
Своевременная поставка энейблеров и продуктов

Организация

Операционная механика

Кворумы на встречах
ОТКР / ЗАКР встреч и сессий
Залы и площадки
Планы / такт недельный
Ведение систем (Notion, Sheets)

Как использовать рамку

Когда что-то «не идёт» — пройди по областям по очереди:

Целостность сломалась? Задачи противоречат договорённостям; АШ говорит одно, ЭП — другое
Уровень не тот? Глубоко уперлись в БПМ, который не нужен; буфер по срокам исчерпан, потому что объём задач недооценили
Темп упал? Время прохождения задачи (lead time) растёт; команда поставляет энейблеры с опозданием
Организация хромает? Кворумы пустые; систему ведём непоследовательно; встречи без подготовки

03 — Пять движений людей и задач каждый день админ их делает

Любое действие админа над задачей или человеком — одно из пяти движений. Операционный словарь. Освоишь различие — перестанешь подменять одно движение другим: помощь фиксом, передачу изъятием.

Движение	Когда применяется	Что значит	Пример
ПУШ	Задача стоит, но владелец есть и буфер ещё цел	Толкнуть к движению — напомнить, добавить контекст	Утренний обход после morning, после закрывашки
СНЯТИЕ БЛОКЕРОВ	Команда висит и ждёт админа: микро-проблема в его зоне	Решить мелкую преграду самому, без эскалации	Получить доступ, прислать ссылку, организовать созвон, запросить документ
ФИКС	Команда не ждёт. В системе остался неполный артефакт	Закрыть хвост: дозаполнить, привязать, восстановить	Заполнить пустую встречу (дата, время, проект, БПМ), дошить full-kit
ПЕРЕДАЧА	Перегруз, болезнь, недоступность; не те руки	Передать задачу другому исполнителю	Сменить ответственного в Notion + написать в РГ-чат
ИЗЪЯТИЕ	Задача мёртвая; человек выходит из проекта; нужна эскалация	Удалить из системы или эскалировать наружу зоны	Архив-статус; вывод сотрудника при отпуске; эскалация блокера партнёру

Где какое движение преобладает по неделе

Момент	Доминирующее движение
Пн 08:30–10:00	Сначала фикс хвостов выходных, потом снятие блокеров
Пн 10:00–13:00 (триаж)	Передача (графики людей, владельцы) + Изъятие (что не идёт в схватку)
Вт–Чт	Пуш + Снятие блокеров (рабочий ритм)
Пт 11:00–13:00 (сбор факта)	Изъятие мёртвых задач + Фикс финальных артефактов
Сб	Фикс (счета, акты, документы в систему)

Если поймал себя на сценарии «делаю задачу за консультанта» — это операционная яма. Останавливайся, фиксируй блокер, эскалируй или передавай.

04 — Анатомия дня почасовая раскладка пн–пт

Каждые ~30 минут админ получает триггер. Часть автоматическая (отчёты бота), часть — кворумные встречи РГ. Между ними идёт ручная работа админа.

08:30

meetings_final — отчёт прошлого дня

Приходит в АДМИНЫ КОНТРОЛЬ и MEMORIES. 5 разделов: РГ1 / РГ2 / по энейблеру / прочие / неидентифицированные. Действие: заполнить пустые встречи — ФИКС.

источник: notion-status-bot на PPM-VPS

08:40–09:30

Подготовка к открывашке

Открыть формуляр админа и консультантов (Notion). Распечатать или второй экран. Сверить блокеры и события на горизонте 1–3 недель.

09:30–09:50

Открывашка РГ

Утренний кворум. Админ ведёт ход: блокеры, вчерашние энейблеры, утренние события, перепланирование, СОДА. По каждому — короткое решение.

09:50

Почасовой default — буферы

Мониторинг красных/бордовых буферов. При критическом — эскалация партнёру/PM.

09:50–10:10

1.1 Работа с блокерами

Что в зоне админа — снимаю сам (доступ, ссылка, календарь, документ). Не в зоне — эскалирую, фиксирую кому и когда.

10:10

morning — Excel + PDF

По двум РГ: кто перегружен, кто недогружен. Admin Tasks на сегодня. Если кто-то ниже 10 задач — может нужно дать ещё.

10:10–10:30

1.2 Ближайшие события

Сегодня + завтра: ссылка отправлена? клиент в курсе? материалы готовы? кворум собран? Если нет — устранить.

10:30–11:30

1.3 Энейблеры за вчера

Открыть БД Встречи. По каждому энейблеру: прошит ли проект? задачи созданы? full-kit? БПМ проставлен? Прогон через «Промпт. Итоги встречи и задачи из встречи».

11:30–12:00

1.4 Перепланирование

График сотрудников на завтра. Болезни, переносы, недоступность. ПЕРЕДАЧА задач при необходимости. Приоритеты на неделю.

12:00–12:15

1.5 СОДА — быстрый контроль

Счета, оплаты, договоры, акты. Если что-то горит — поднять в приоритет №2 на день.

13:00–17:30

Глубокая работа дня

По матрице приоритетов: 1) блокеры, 2) сессии/защиты, 3) энейблеры и задачи после них, 4) перепланирование. ПУШ задач. Заполнение Notion. Переписка с клиентами.

17:30–18:00

2.1 До закрывашки — подготовка 15–30 мин

Собрать «факты дня»: что сделано, что не сделано, что горит. 1–3 строки по каждому проекту.

18:00–18:45

Закрывашка РГ

Вечерний кворум. Фиксируется: блокеры, энейблеры сегодня/завтра, изменения в календаре, решения и договорённости, риски «что может сорваться завтра».

18:45–19:30

2.3 После закрывашки — обязательный разбор 20–40 мин

2.3.1 — обновить задачи и статусы (новые задачи, входы, владельцы, привязка к проектам и встречам).
2.3.2 — обновить артефакты управления (SCQA, админшкала).
2.3.3 — подготовить завтрашний день (календарь, ресурсы, «план утра» на 15 мин).
2.3.4 — мини-СОДА (новые счета/акты).

19:00

initiation — вечерняя проверка

6 критериев по проектам в INIT-фазе + завтрашние интервью. Где критерий пуст — добрать вечером.

19:30

empty_meetings

Встречи, созданные сегодня без даты. ФИКС — заполнить вручную в Notion.

20:00

candidates

Собеседования и выходы на завтра. Сверка с HR.

20:30–21:00

2.4 Контроль качества закрытия дня

Самопроверка: у всех завтрашних встреч есть ссылки, материалы, владельцы? Нет «слепых зон».

21:00

evening

Вечерний отчёт по РГ1 и РГ2: % выполнения, кто закрыл, кто ещё работает.

21:30

sprint

Окупаемость 14-дневной схватки. Кто в графике, кто отстаёт.

05 — Неделя по дням от понедельника к воскресенью

Понедельник Старт схватки · триаж

Дополнительно к стандартному дню

10:00 — бот шлёт checklist send plan в РГ-чат: inline-кнопки, отметить план готов
10:00–13:00 — триаж недели (раздел 3 чек-листа):
1. Базовый триаж портфеля — сегментация (фокус / наблюдение / не трогаем), актуализация буферов, новые проекты
2. Графики людей на неделю в Notion (РГ1/РГ2), конфликты, ПЕРЕДАЧА при перегрузе
3. Актуализация задач, энейблеров, блокеров
Выход триажа: формуляр на схватку + список встреч в календаре + full-kit задач + full-kit под блокеры
13:00 — подтверждение формуляра в РГ-чате (галочка плана). Без галочки менеджер не в работе на этой неделе

Вторник–Четверг Рабочий ритм

Полностью по стандартному дню (вкладка 04). Особая нагрузка — подготовка к сессиям и защитам на горизонте 3–7 дней. Для каждой ближайшей сессии админ проверяет:

Площадка — Zoom-pool или зал
Полнота full-kit
Доступность слайдов
Кворум участников
Приглашение клиенту отправлено

Пятница Закрытие схватки · сбор факта

Дополнительно к стандартному дню

10:00 — бот шлёт checklist send fact в РГ-чат: галочка «факты собраны»
11:00–13:00 — сбор факта: что закрыто по каждому проекту, что переехало, какие enabler произошли. Заполнение Notion. ИЗЪЯТИЕ мёртвых задач
13:00–14:30 — Ассемблинг (если фаза подходит): проверка full-kit, понятность слайдов, фиксация ошибок, СОДА
14:30–15:30 — точка перегиба (если случилась): открыть «Формуляр на перегиб» (child page чек-листа)
На закрывашке — короткое ретро, если на неделе была защита

Суббота Буферный день

10:00–11:30 — СОДА (раздел 5): счета, оплаты, договоры, акты по всем проектам РГ. Если счета и документы не закрыты, задачи по проекту не двигаются
11:30–12:30 — Implementation (раздел 9): чек BPI-задач, критерии качества сдачи, цикл триажей
12:30–13:30 — Delivery (раздел 10): типы совещаний утверждены, мини-дашборд «едет ли клиент к цели» обновлён, блокеры преодолеваются
13:30+ — личный буфер

Боты в субботу почти не шлют: morning только пн-пт, meetings_final ежедневно, остальное выборочно.

Воскресенье Самоподготовка

18:00–19:00 — просмотр входящих за выходные (Mattermost, почта, Drive)
19:00–20:00 — предварительная сегментация портфеля на завтрашний триаж
20:00–20:30 — проверка календаря понедельника: первые встречи имеют ссылки, full-kit, кворум
20:30 — закрытие компьютера

06 — Инициирование 8 пунктов, которые админ закрывает на старте проекта

Каждый новый проект начинается с инициирования. Прежде чем уйти в майнинг, должны быть закрыты 8 пунктов. Часть из них бот проверяет автоматически (вечером в 19:00), часть — зона ответственности только админа.

01 · ВСЕМ ПОНЯТЕН

Ключевой вопрос проекта

Зафиксированный pin-вопрос: зачем мы здесь и что хотим у клиента поменять. Любой участник РГ может его повторить.

02 · СОБРАН

Реестр БПМ

Какие BPM-методы выбраны и в какой связке. Гипотеза состава работ зафиксирована в Notion.

03 · СОБРАН

Реестр проблем

Список выявленных управленческих проблем клиента. Каждая — с источником и цифрой, не «по интуиции».

04 · СОБРАНА

Карта проблем

Одно или несколько представлений: Tier-1, Ишикава (рыбья кость), реестр противоречий, SCQA.

05 · ПРИНЯТА

База данных + ФП

Транзакционная база клиента принята, формула прибыли согласована. Финансовая модель есть.

06 · СОБРАН

Отраслевой контекст

Что сейчас в отрасли, как это влияет на клиента, какие тренды и регуляторика. Источники свежие (≤3 лет).

07 · ОЦЕНЁН

Reuse прошлых проектов

Найдены похожие кейсы, размечено что переиспользуется (артефакты, фреймворки, выводы). В Notion — relation «Релевантные проекты».

08 · ЕСТЬ

Административная шкала

9 уровней управления проектом (цели, замыслы, оргполитика, планы, программы, проекты, идеальные картины, статистики, ЦКП).

Что из этого проверяет бот автоматически

Вечером в 19:00 запускается проверка по тем пунктам, которые видны через Notion API. Остальные — зона ответственности админа: бот не знает, действительно ли база транзакций принята клиентом или контекст собран по делу.

#	Пункт	Кто проверяет	Источник проверки
01	Ключевой вопрос проекта	только админ	сверка с командой
02	Реестр БПМ	бот	Notion property «Типы BPM»
03	Реестр проблем	бот частично	child database или раздел в странице
04	Карта проблем (T1/Ишикава/SCQA)	бот частично	child database или таблица в странице
05	База данных + ФП	только админ	—
06	Отраслевой контекст	только админ	—
07	Reuse прошлых проектов	бот	Notion relation «Релевантные проекты»
08	Административная шкала	бот частично	наличие раздела АШ на странице

Дополнительно админ держит

Календарь Tier-1 интервью на 7 дней: у каждой встречи есть цель, участники, ссылка, подготовка
Full-kit материалов клиента: PDF где возможно, иначе ссылки; доступ с корпоративного Drive проверен
Цепочки enabler на 7 дней: какие события произойдут и какие задачи они «раскатают»

Контроль качества старта (самопроверка)

Любой участник РГ за 5 минут понимает: ключевой вопрос, ближайшие встречи, главный блокер, план на 7 дней
В проекте есть: реестр BPM (≥v0.1), карта проблем, админшкала, full-kit материалов
Нет «невидимых» задач — все действия оформлены задачами с владельцем и сроком

07 — Инструменты где админ ведёт работу

Notion — базы данных

База	Зачем	Что админ заполняет
Projects	Реестр клиентских проектов	Стадия, Типы BPM, Админ↔, РГ↔, SCQA↔, АдминШкала↔, Админ-задачи↔
Meetings	Реестр встреч (совещания, интервью, планёрки)	Дата, Время, Типы БПМ, Проект↔, Статус, Сотрудник↔, Партнер↔, Энейблер↔
Tasks	Задачи сотрудников (Task, Enabler, Blocker, Track)	Статус, Ответственный, Дедлайн, Поинты сложности, Буфер
Admin Tasks	Задачи самого админа по проекту	Что нужно админу сделать: согласовать встречу, заполнить Notion, отправить письмо
Employees	Реестр сотрудников PP	(читает) Трек, Уровень, Доступные часы, РГ, Проекты
Спринты	14-дневные циклы работы (внутреннее имя — «схватка»)	(читает) Распределение проектов
Реестр БПМ	Справочник методов: BPM-1..11 + Mining, BPA (ассемблинг), BPI (внедрение), BPO (организация), BPP (административные), INIT	(читает) Какие БПМ существуют, их поинты сложности

Google Sheets — орг-интервью

По одной таблице на проект. По столбцу на респондента. Админ ведёт даты, согласовано/проведено.

Приоритет столбцов для поиска даты интервью

Итоговые слоты (если есть в названии) — финальные согласованные даты
Удобное время от сотрудников — сотрудник сказал, когда может
Варианты слотов от PP — никогда не смотреть, это черновики, не согласованные

Telegram-чаты

Канал	Что туда идёт	Кто там
АДМИНЫ КОНТРОЛЬ	Утренние/вечерние отчёты, критические проблемы, обсуждение	Админы обеих РГ
Статус-бот / MEMORIES	ТОЛЬКО meetings_final (прошедшие встречи)	Бот (архив, без обсуждения)
РГ1-группа	Обсуждение проектов РГ1, чек-листы, планы/факты	Админы РГ1
РГ2-группа	Обсуждение проектов РГ2, чек-листы, планы/факты	Админы РГ2
Найм	Собеседования, выходы сотрудников	HR
Личный чат партнёра	Личные отчёты (вечерний, спринт, пустые встречи)	Только партнёр

Бот @Keshaadminrg_bot

В рабочих чатах админ может писать естественным языком — бот понимает:

какие встречи у Сережи завтра — Кеша посмотрит в Notion
что в календаре у Ильи сегодня — Кеша возьмёт из Google Calendar
что с проектом Аюна — Кеша покажет 6 INIT-критериев
отметь как проведённые — Кеша предложит план и попросит «да»
привяжи проекты к неидентифицированным — Кеша предложит автопривязку
что мы говорили про JTBD у медицинских — поиск по Vault через RAG

Бот шлёт сам вечерний разбор в 21:30 в РГ-чат: что прошло сегодня, что не отмечено, что в календаре на завтра, сколько проектов в инициировании.

08 — Чек-лист дня утром и вечером

Утренний старт (после открывашки)

ПРИОРИТЕТЫ ДНЯ, ЕСЛИ ВРЕМЕНИ МАЛО, А ФОРМУЛЯР УЖЕ ГОТОВ

Блокеры
Ближайшие сессии / защиты
Работа с энейблерами и задачи после них
Перепланирование

1.1 — Работа с блокерами

Распечатать (или открыть) формуляр — отдельно для консультантов, отдельно для админа. В пространствах обеих групп уже есть зафильтрованные виды
Проверить блокеры на горизонте 1–3 недели (что уже видно сейчас)
Снять блокер, если это в зоне контроля админа (доступ, ссылка, календарь, запрос документов, организация созвона)
Эскалировать блокер, если без партнёра/PM не решить (зафиксировать кому и когда эскалировано)

1.3 — Работа с энейблерами (за прошедший день и в течение дня)

Найти, какие события произошли: интервью, созвон, документ, встреча. Смотрим в БД Встречи в Notion
Проверить наличие прошитого проекта, задач, фулкита в задачах, БПМ (для интервью с кл/некл, сотрудниками, тайник)
Каждую встречу прогнать через «Промпт. Итоги встречи и задачи из встречи»

1.3.1 — Энейблеры в фазе INIT/майнинг

Обновить SCQA после содержательного enabler
Обновить админшкалу после содержательного enabler
Зафиксировать изменения в пункте 5 админшкалы (программы работ), если поменялись BPM/треки

1.4 — Перепланирование

Проверить график сотрудников на следующий день (болезни, переносы, недоступность)
Переставить встречи / события и обновить календарь
Обновить приоритеты задач на неделю

1.5 — СОДА быстрый контроль

Проверить — не горят ли дедлайны по оплатам / счетам / актам. Если горят — поднять в приоритет №2 на день

Завершение дня (закрывашка)

2.1 — До закрывашки, подготовка 15–30 минут

Открыть формуляр админа и формуляр консультантов, собрать «факты дня»: что сделано, что не сделано, что горит
Проверить все задачи со сроком «сегодня» и «завтра»
Проверить блокеры по каждому проекту
Подготовить 1–3 строки по каждому блоку: «что изменилось», «что мешает», «что нужно завтра»

2.2 — На закрывашке (что зафиксировать)

Обновлённый список блокеров по проектам
Какие энейблеры произошли сегодня и какие ожидаются завтра
Изменения в календаре
Решения и договорённости
Риски «что может сорваться завтра» (1–5 пунктов)

2.3 — Сразу после закрывашки, обязательный разбор 20–40 минут

2.3.1 — Задачи и статусы:

Создать задачи, появившиеся по итогам дня (админские и консультантские — каждая в своей базе)
Добавить в задачи входные данные и ожидаемый результат (чтобы утром не вспоминать)
Проставить дедлайны и владельцев
Перепривязать задачи к проектам и встречам, если связи не стоят

2.3.2 — Артефакты управления:

Обновить SCQA, если сегодня был содержательный enabler
Обновить админшкалу, если поменялись гипотезы / риски / состав работ / план
Зафиксировать изменения в пункте 5 админшкалы, если менялись BPM/треки

2.3.3 — Завтрашний день:

Проверить календарь на завтра
Проверить ресурсы (болезни, недоступность, перегрузы) и при необходимости перепланировать
Сформировать «план утра» на 15 минут: какие 3 действия админ делает первым делом

2.3.4 — Мини-СОДА:

Проверить, не появился ли новый счёт / оплата / акт, который требует действия завтра
Обновить в проекте «Стартовые материалы» и приложить PDF/ссылку, если пришли документы

2.4 — Контроль качества закрытия дня

На каждом проекте понятно следующее действие
На завтра нет «слепых зон»: у всех встреч есть ссылки / материалы / владельцы

Если после закрывашки админ закрыл хотя бы 70% этого чек-листа — следующий день стартует не из тумана. Если меньше — утро уходит на восстановление контекста, и так каждый день.

09 — Глоссарий термины Paper Planes, которые встречаются в методичке

Что значит каждый внутренний термин — одной фразой. Для нового админа и для машинной обработки.

Фазы проекта

INIT (инициирование): Первая фаза проекта. Цель — закрыть 8 пунктов готовности (см. вкладку 06) и перейти в майнинг.
Майнинг: Фаза исследования клиента: интервью, сбор данных, диагностика. Идёт после инициирования.
Нью-Деливери (New Delivery): Фаза передачи продукта клиенту по новой методологии PP — с треками, субтреками, ролями.
Сборка (Ассемблинг): Фаза сборки финальных артефактов проекта — слайдов, отчётов, кейса в базу знаний.
Внедрение (Implementation): Фаза внедрения результатов у клиента. Создаются BPI-задачи на основе SCQA и презентации.
Завершение: Закрытие проекта. Подписан акт, оформлен кейс, проведено ретро.

Базы данных и реестры

БПМ (BPM): Бизнес-процесс майнинга. Один из 11 методов исследования и анализа клиента: BPM-1 опрос, BPM-2 интервью с сотрудниками, BPM-3 интервью с клиентами и т.д. Всего 11 типов плюс смежные семьи.
BPA (ассемблинг): Бизнес-процесс ассемблинга. Методы сборки артефактов проекта.
BPI (внедрение): Бизнес-процесс внедрения. 38 типов задач по внедрению методологии у клиента.
BPO (организация): Бизнес-процесс организации. Типы совещаний, форматы delivery.
BPP (административные): Бизнес-процесс администрирования. PRE / INIT / PLAN / EXEC / CLOSE.

Артефакты управления проектом

АШ (административная шкала): 9 уровней управления проектом: цели, замыслы, оргполитика, планы, программы, проекты (приказы), идеальные картины, статистики, ЦКП. Терминология Хаббарда.
ЭП (экшн-план): Дорожная карта проекта. План действий с контрольными точками.
ФП (формула прибыли): Финансовая модель прибыли клиента. Согласованная карта факторов, влияющих на маржу.
ЦКП: Ценный конечный продукт — что в итоге получит клиент. Терминология Хаббарда.
SCQA: Структура изложения проблемы: Situation, Complication, Question, Answer (по Барбаре Минто). У нас — реестр выявленных проблем клиента в этой логике, обычно ≥9 записей.
Карта проблем: Визуальное представление управленческих проблем клиента. Может быть в виде Tier-1 (приоритеты), Ишикавы (рыбья кость с корневыми причинами), реестра противоречий или SCQA.
Tier-1 интервью: Интервью с первыми лицами клиента (собственник, генеральный, ключевые директора). Самый высокий приоритет в фазе майнинга.
Ишикава: Диаграмма «рыбья кость» — карта корневых причин проблемы.
JTBD: Jobs To Be Done — методология работы с потребностями клиентов. Единственный англицизм, разрешённый в клиентских материалах без перевода.

Операционные термины

Full-kit: Полный комплект материалов и условий, чтобы задача могла стартовать без поиска недостающего. Для INIT — это 8 пунктов; для встречи — ссылка, материалы, кворум, повестка.
Энейблер (enabler): Событие, которое раскатывает задачи на других задачах. Интервью, защита, документ от клиента — каждое создаёт продолжение в виде новых задач для команды.
Блокер: Препятствие, не позволяющее задаче двигаться. Бывает в зоне админа (доступ, ссылка, документ) и вне зоны (ждём решения партнёра).
Триаж: Распределение проектов по приоритету, владельцам и неделям. Делается в понедельник.
Схватка: Внутреннее название 14-дневного спринта.
Формуляр: Документ-сводка задач на схватку. Распечатывается админом или открывается на втором экране.
Открывашка / закрывашка: Утренний (~9:30) и вечерний (~18:00) кворум РГ. Открывашка — что делаем сегодня; закрывашка — что сделали и риски на завтра.
СОДА: Счета, оплаты, договоры, акты. Финансовый и документарный контур проекта.
Lead time (L.T.): Время прохождения задачи от постановки до закрытия.
Reuse: Переиспользование наработок прошлых проектов: артефакты, фреймворки, готовые выводы.
Поинты сложности: Условная мера трудоёмкости задачи. Используется для прогноза вместе с буфером.
Буфер (цвет буфера): Резерв по сроку задачи. Цвет показывает риск: зелёный, жёлтый, красный, бордовый. На красном и бордовом админ эскалирует.
Точка перегиба: Момент, когда проект требует пересборки плана. Имеет отдельный формуляр в Notion.

Инфраструктура

РГ (рабочая группа): Группа сотрудников, ведущих набор проектов. У нас две — РГ1 и РГ2.
Бот, отчёты бота: Сервис notion-status-bot. Шлёт автоматические сводки: morning (утро), evening (вечер), sprint, initiation, candidates, empty_meetings, meetings_final.
Кеша (@Keshaadminrg_bot): AI-агент админа РГ. Понимает естественный язык, ходит в Notion и Google Calendar, шлёт вечерний разбор, помогает с записью статусов и привязкой проектов.
Vault: База знаний Paper Planes в Obsidian. Содержит концепты, кейсы, методологию, проектные заметки.
RAG: Поиск по Vault через семантические эмбеддинги. Кеша использует для ответов «что мы говорили про X».
Канал MEMORIES: Архивный TG-канал. Принимает только отчёт meetings_final за вчерашний день.